Política de Privacidade

Esta Política de Privacidade explica como o AcolheClin trata dados pessoais ao operar um assistente de inteligência artificial que atende e agenda para negócios com hora marcada (clínicas e consultórios, clínicas veterinárias, salões e estúdios) pelo WhatsApp, pelo Instagram, pelo Facebook Messenger e pelo chat do site. Nesta política, clínica quer dizer o negócio que contrata o AcolheClin, e paciente quer dizer a pessoa atendida por ele: paciente, cliente, aluno ou o tutor de um animal. Os termos jurídicos usados aqui são os da Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD).

1. Quem somos#

O AcolheClin é um produto desenvolvido e operado por Flávio Barbosa Coelho, CNPJ 57.480.906/0001-78, com sede em Rua Nossa Senhora do Bom Conselho, 308, São Paulo/SP ("AcolheClin", "nós" ou "nosso").

Para qualquer assunto relacionado a privacidade e proteção de dados, fale com o nosso Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO) pelo e-mail flavio@acolheclin.com.br.

2. Como atuamos na LGPD: controlador e operador#

O nosso papel na LGPD muda conforme o tipo de dado. Isso é importante porque define a quem você deve dirigir um pedido sobre seus dados.

• Somos controladores dos dados de donos de clínica, leads e visitantes do site (incluindo conversas com o assistente da nossa página) e dos dados de conta e cobrança dos nossos clientes. Nesses casos, nós decidimos as finalidades do tratamento.
• Somos operadores dos dados dos pacientes das clínicas. Esses dados transitam pela plataforma a serviço da clínica contratante, que é a controladora. Tratamos esses dados apenas para executar o serviço e seguindo as instruções da clínica.

3. Dados que tratamos#

3.1. Donos de clínica, leads e visitantes#

Nome, telefone/WhatsApp, e-mail, especialidade ou tipo de negócio, número de profissionais, a mensagem escrita no formulário, a origem do contato, o volume de atendimentos e o plano e o ciclo de cobrança de interesse, além de dados de navegação no site (ver a Seção 11, Cookies). Finalidade: contato comercial, demonstração e prestação do serviço.

3.2. Conversas com os assistentes do AcolheClin#

Quando você conversa com o assistente de atendimento da nossa página, registramos o conteúdo da conversa e os dados de contato que você informar, para responder, dar continuidade ao contato comercial e melhorar o produto. Desde 23 de setembro de 2026, o CPF, o telefone e o e-mail que você escreve nesse chat, quando o sistema reconhece o formato, são tirados do texto antes de ele ir ao modelo de IA: o telefone e o e-mail que você deixa para o nosso time ficam guardados junto da conversa, só como contato, e o CPF não é guardado. A conversa, com esse contato, é apagada 90 dias depois da última mensagem (Seção 8). Se você preencher o formulário de contato do chat, ele vira um cadastro de lead (Seção 3.1). A demonstração do nosso site, que encena um negócio fictício, não guarda o que você escreve.

Também conversamos com donos de negócio pelo WhatsApp: no nosso assistente e no assistente de configuração, que monta o agente com quem está criando a conta. Nesses casos, somos controladores, e o assistente de configuração lê o que a pessoa envia do jeito que foi escrito.

3.3. Dados de conta e configuração da clínica#

Dados de cadastro (responsável, e-mail de acesso, credenciais), além das configurações que você fornece no onboarding: profissionais, horários, convênios, procedimentos, políticas de agendamento, tom de voz e base de conhecimento da clínica.

Da equipe da clínica que usa o painel, guardamos nome, e-mail, telefone e papel de acesso e, na trilha de auditoria, o que cada pessoa fez no painel, quando e de qual endereço de internet e navegador.

3.4. Dados de pagamento#

A cobrança das assinaturas é processada pela Stripe. Os dados completos do cartão são fornecidos diretamente à Stripe e não são armazenados em nossos servidores. Guardamos apenas o necessário para gerir a assinatura: plano, situação, valor, ciclo de cobrança, datas e os identificadores de cliente e de assinatura na Stripe.

3.5. Dados dos pacientes (atuamos como operadores)#

Nome e número de WhatsApp; no Instagram e no Messenger, o identificador da conta, o nome e a foto do perfil e, no Instagram, o @; no chat do site, um código temporário. O conteúdo das mensagens trocadas, incluindo o texto transcrito de áudios; o texto lido de uma foto é usado só para responder naquele momento, e na conversa fica a legenda ou uma marca curta. Agendamentos, lista de espera, lembretes e as perguntas que o assistente não soube responder. A ficha e o cadastro de contato que a clínica mantém, que podem ter e-mail, CPF, data de nascimento e observações da equipe. E leituras feitas por inteligência artificial sobre a conversa, como o resumo, a marcação de sentimento, as etiquetas automáticas e, no módulo de relacionamento (CRM), a justificativa da pontuação de interesse e, quando a análise de conversa está ligada, o resumo da conversa e as objeções (Seção 6). Desde 23 de setembro de 2026, o CPF, o telefone e o e-mail que o sistema reconhece nas conversas ficam guardados cifrados, à parte do texto (Seções 5 e 9). A trilha de auditoria do painel também registra as mudanças feitas em agendamentos, lembretes e cadastros de contato, com parte do conteúdo (Seção 8). A lista completa, com o que sai num pedido de exclusão, está na página Exclusão de dados. Esses dados são tratados por conta e ordem da clínica controladora.

Dados de saúde. O assistente é desenhado para atendimento e agendamento e não pede diagnóstico, sintomas, histórico clínico nem resultado de exame. A pessoa atendida pode, por iniciativa própria, contar algo sobre a saúde na conversa ou mandar a foto de um documento. Esses dados pertencem à clínica controladora, que é quem define a base legal do tratamento.

3.6. Dados técnicos e registros (logs)#

Para operar e proteger a plataforma, registramos metadados como data, hora, canal e direção das mensagens, identificadores de sessão e eventos de auditoria.

Mantemos também registros de acesso ao nosso site e à nossa API (log de servidor web), com os dados de cada requisição, entre eles: endereço IP de origem, data e hora, endereço da página ou recurso solicitado, código de resposta, volume de dados transferido e os cabeçalhos enviados pelo navegador ou aplicativo, como a identificação dele (User-Agent) e a página de origem do acesso (Referer).

A finalidade é exclusivamente de segurança e operação: identificar varreduras automatizadas e tentativas de abuso, distinguir robôs legítimos de mecanismos de busca, e reconstituir o ocorrido em caso de incidente. Esses registros não são usados para publicidade, perfilamento ou qualquer decisão automatizada sobre pessoas.

Senhas, cookies, os cabeçalhos de autorização e de sessão e os códigos de acesso dos links de convite para o painel e de transferência da titularidade da conta são retirados antes da gravação. Também são mascarados os termos de busca e o nome e o telefone que o painel manda no endereço dos pedidos que faz ao sistema. Os registros mais antigos do que a retirada dos códigos desses links e esse mascaramento podem conter esses dados até serem excluídos, no prazo de 180 dias.

Guardamos ainda, no nosso próprio servidor, os registros de erro do sistema e do site, para a equipe corrigir falhas. O CPF, o telefone e o e-mail que o sistema reconhece são retirados antes da gravação, e o endereço da página vai sem os parâmetros.

3.7. Profissionais da clínica#

A clínica cadastra os profissionais que atendem, com nome, especialidade e horários, e pode escrever uma bio curta de cada um, que a IA ajuda a resumir a partir do texto que a clínica fornece. Se a clínica publicar a página pública de um profissional, ela registra que ele autorizou a publicação, e a página fica aberta na internet e pode aparecer em buscadores enquanto estiver no ar. Pedidos sobre esses dados podem ser feitos à clínica ou a nós, pelo e-mail flavio@acolheclin.com.br.

3.8. Crianças e adolescentes#

Em alguns negócios, como pediatria e clínicas de vacinação, a pessoa atendida é criança ou adolescente. Nesses casos, quem conversa com o assistente costuma ser o pai, a mãe ou o responsável, e a ficha pode ter dados da criança, como a data de nascimento. Esses dados devem ser tratados no melhor interesse da criança e do adolescente (art. 14 da LGPD), e a clínica, como controladora, define como os trata. Os direitos da criança como titular são exercidos pelo responsável. O nosso site e o nosso painel são feitos para negócios, não para crianças.

4. Base legal e finalidades#

5. Integrações e compartilhamento de dados#

Nós não vendemos dados pessoais. Compartilhamos dados apenas com os prestadores necessários à operação do serviço, cada um na função descrita abaixo:

O Google aparece três vezes na tabela acima, e são serviços independentes entre si: o Google Analytics 4 recebe apenas dados de navegação no nosso site; a Google Calendar API e a Google Drive API tratam da agenda da clínica e dos arquivos anexados a ela; e o Gemini é um dos modelos de IA do serviço, na checagem de segurança das mensagens recebidas, na ajuda do painel, na análise das conversas com o assistente do nosso site, nos relatórios de inteligência, na leitura de procedimentos nos documentos que a clínica envia e como reserva da leitura de fotos e do assistente de configuração. Nenhum dado obtido das APIs do Google alimenta analytics, publicidade ou remarketing, e nenhum dado de navegação do site chega às APIs do Google. Os detalhes estão na Seção 6.

Também poderemos compartilhar dados para cumprir obrigação legal ou ordem de autoridade competente.

Os provedores de IA atuam sob contrato de proteção de dados e recebem os dados só para executar a função descrita na tabela. Nos termos do uso pago por API desses provedores, os dados enviados não são usados para treinar os modelos deles. O modelo usado em cada função é escolhido por nós entre os provedores desta tabela e pode mudar entre eles. Quando o modelo principal de uma função falha, a mesma tarefa pode ir a um modelo de reserva de outro provedor da tabela, como está descrito nela.

Antes de mandar o texto de uma conversa a esses modelos, o sistema troca por uma marcação o CPF, o telefone e o e-mail que reconhece nele, e o valor fica guardado cifrado, à parte (Seção 9). A equipe da clínica continua vendo a mensagem completa no painel. Essa proteção é uma camada a mais, ligada em 23 de setembro de 2026, e vale para as mensagens desde essa data.

Para o atendimento funcionar, alguns dados circulam inteiros: o áudio vai para a transcrição e a foto para a leitura do texto, e a proteção age sobre o texto que sai delas; e o nome de quem é atendido segue na conversa, porque o atendimento precisa dele.

A proteção tem limites: um dado escrito num formato que o sistema não reconhece, como um CPF por extenso ou um número partido em duas mensagens, pode passar; as mensagens gravadas antes de 23 de setembro de 2026 continuam com o dado no texto e podem chegar ao modelo quando estão entre as mensagens recentes da conversa; a pergunta que o assistente não soube responder, e a pergunta frequente da clínica criada a partir dela quando a equipe a responde no painel, ficam guardadas com o CPF, o telefone e o e-mail trocados por marcação quando o sistema reconhece o formato, e o nome continua nelas; a resposta que a equipe digita para essa pergunta fica do jeito que foi escrita e passa a ser lida pelos modelos; e o que a clínica envia ao assistente de configuração e à ajuda do painel é lido do jeito que foi escrito.

6. Inteligência artificial e seus dados#

As respostas do assistente são geradas por modelos de linguagem de terceiros (Seção 5). O conteúdo da conversa vai ao provedor de IA quando há uma tarefa a fazer com ele: gerar a resposta, checar a segurança da mensagem recebida, transcrever um áudio, ler o texto de uma foto, sugerir uma resposta ou resumir a conversa para a equipe, aprender com as conversas que a equipe atendeu e produzir as análises da Central de Mensagens, do CRM e os relatórios de inteligência. Cada tarefa usa só os dados da própria clínica (ver Seção 9). O assistente não substitui a avaliação de um profissional. Pelos Termos de Uso, a clínica se compromete a informar a quem atende que o atendimento inicial é feito por IA. Ela também tem no painel um aviso de privacidade, que já vem com um texto padrão e que ela pode editar. Quando o aviso está preenchido, o assistente o põe na frente da primeira resposta que ele mesmo escreve a cada pessoa, e de novo quando o último aviso enviado a ela tem mais de seis meses.

Módulo de relacionamento (CRM), campanhas e lembretes#

O sistema calcula uma pontuação de interesse dos contatos da clínica a partir de contagens e datas, sem ler a conversa. Para os contatos com mais interesse, a IA escreve uma justificativa curta a partir desses sinais. Quando a análise de conversa do CRM está ligada, a IA também resume a conversa dos contatos com interesse alto ou médio e aponta objeções, com o CPF, o telefone e o e-mail reconhecidos retirados antes. Essa análise é ligada pela nossa equipe, para a plataforma inteira, e não por uma escolha de cada clínica. Campanhas, cadências e lembretes de retorno são enviados em nome da clínica, para quem ela escolhe e com o texto que ela define. Usar esses envios para oferecer serviços a quem é atendido é uma finalidade que a clínica decide como controladora, e cabe a ela ter base legal para isso, com cuidado redobrado quando envolve informação de saúde.

Dados obtidos das APIs do Google (Uso Limitado)#

Quando a clínica conecta a agenda do Google, o AcolheClin recebe dados por meio das APIs do Google Workspace. O uso desses dados obedece à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google↗ (abre em nova aba), incluindo os requisitos de Uso Limitado (Limited Use):

The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Na prática, os dados recebidos das APIs do Google:

• são usados exclusivamente para prestar as funcionalidades visíveis ao usuário: ler horários livres; criar, alterar e cancelar compromissos; anexar arquivos ao compromisso da consulta; e trazer para o painel da clínica os compromissos que ela marcou direto na agenda do Google, para que o paciente receba os lembretes e as confirmações daquele atendimento como recebe os dos demais;
• não são usados para publicidade, remarketing ou medição de anúncios. Os cookies, pixels e ferramentas de analytics do nosso site (Seções 4, 5 e 11, e a Política de Cookies) tratam apenas da navegação no site: são um fluxo separado, que nunca recebe dados vindos das APIs do Google. Os dois fluxos não se cruzam em momento nenhum;
• não são usados, transferidos ou vendidos para criar, treinar ou melhorar modelos de inteligência artificial ou de aprendizado de máquina, sejam eles fundacionais ou generalizados;
• não são transferidos a terceiros, exceto quando necessário para prestar a funcionalidade contratada, por exigência legal, ou com consentimento explícito do titular. Um exemplo do que é necessário: quando um compromisso da agenda entra na conversa do assistente (o nome e o horário, por exemplo), ele vai ao provedor de IA da Seção 5 só para gerar a resposta daquele atendimento;
• não são lidos por pessoas da nossa equipe, exceto com consentimento explícito do titular, por exigência legal, para fins de segurança, ou para operação e suporte da plataforma. Esse acesso é restrito à equipe autorizada e, quando feito pelo painel, exige segundo fator de autenticação, é limitado no tempo e deixa registro de auditoria de quem acessou, quando e a qual clínica.

7. Transferência internacional de dados#

O servidor onde a plataforma roda, com o banco de dados, os arquivos, os registros e as cópias de segurança, fica nos Estados Unidos, contratado da Contabo (Seção 5). Os provedores de IA da Seção 5 (Anthropic, OpenAI e Google) e outros prestadores, como a Meta, a Stripe e o GitHub, também podem tratar dados fora do Brasil. Quem quiser mais informações sobre essas transferências pode pedir pelo e-mail flavio@acolheclin.com.br.

8. Retenção de dados#

Aqui estão os prazos que a plataforma aplica sozinha, e o que fica guardado sem prazo automático.

• Memória de curto prazo do assistente: o contexto de trabalho de uma conversa expira depois de 30 minutos sem mensagens. Isso não apaga a conversa, que continua no histórico.
• Conversas no chat do site de uma clínica: apagadas automaticamente 90 dias depois da última mensagem.
• Conversas com o assistente do nosso site: apagadas automaticamente 90 dias depois da última mensagem, junto com o contato que você escreveu nelas. Se você preencher o formulário de contato do chat, ele vira um cadastro de lead (item abaixo).
• Conversa com o assistente de configuração que parou no meio: arquivada e apagada automaticamente depois de 90 dias.
• Conversas pelo WhatsApp, pelo Instagram e pelo Messenger, agendamentos, fichas, lembretes, lista de espera e cadastro de contato dos pacientes: a plataforma não os apaga sozinha por prazo. Ficam guardados enquanto a conta da clínica existir e saem num pedido de exclusão, quando a conta é excluída e, no que o painel permite, quando a clínica apaga. O prazo de guarda é decisão da clínica controladora, que pode pedir a exclusão a qualquer momento.
• Conversas com o nosso assistente pelo WhatsApp: não têm prazo automático e saem a pedido.
• Cadastro de leads: guardado até você pedir a exclusão.
• Conteúdo enviado a provedores de IA (Anthropic, OpenAI e Google): fica com cada provedor pelo prazo previsto nos termos dele para o uso contratado.
• Registros de acesso ao site e à API: guardados por 180 dias (6 meses), com rotação automática, e então excluídos.
• Trilha de auditoria do painel: registra quem fez o quê no painel, quando e de qual endereço de internet, com o conteúdo do que mudou. Por isso ela pode guardar dados de quem é atendido que já foram apagados em outro lugar, como as observações de um agendamento ou o CPF de um cadastro de contato. Ela não tem prazo automático de exclusão e não sai num pedido de exclusão.
• Cópias de segurança: o banco de dados é copiado todo dia, no próprio servidor. Ficam as 7 cópias diárias mais recentes e 4 cópias semanais, então um dado apagado pode continuar numa cópia por cerca de um mês, até ela expirar.
• Dados da conta da clínica: mantidos durante o contrato. O cancelamento da assinatura não apaga os dados sozinho. A exclusão da conta é feita pela nossa equipe, e os dados da conta e dos atendimentos saem do banco de dados depois de um prazo de carência (em regra, 30 dias). Os dados da assinatura saem junto. Continuam guardadas a trilha de auditoria do painel, sem prazo automático de exclusão, e as cópias de segurança, até expirarem. Fora da plataforma, os pagamentos continuam registrados na Stripe, que os processou. A cópia das mensagens guardada pelo programa de conexão do WhatsApp por QR code não entra nessa rotina automática e é apagada à parte pela nossa equipe.

9. Segurança#

Adotamos medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados contra acesso não autorizado, perda ou destruição, entre elas: criptografia em trânsito (TLS); separação dos dados por clínica no banco de dados, com uma trava a mais no próprio banco nas tabelas de conversas e de dados de pacientes (ficam fora dessa trava a cópia das mensagens do WhatsApp por QR code, guardada pelo programa de conexão, e a trilha de auditoria do painel); cifragem em repouso das credenciais de integração e do CPF, do telefone e do e-mail reconhecidos nas conversas, guardados à parte do texto e com a chave fora do banco de dados; controle de acesso por função; registros de auditoria; e cópias de segurança diárias. Nenhuma medida de segurança elimina todo o risco.

Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, comunicaremos os controladores afetados e, quando aplicável, a ANPD, em prazo compatível com a LGPD (referência operacional de até 72 horas da ciência do evento).

10. Direitos dos titulares#

Conforme o art. 18 da LGPD, você tem direito a: confirmação da existência de tratamento; acesso aos dados; correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei; portabilidade; eliminação dos dados tratados com base no consentimento; informação sobre com quem compartilhamos os dados; informação sobre a possibilidade de não consentir e as consequências da negativa; revogação do consentimento; e oposição a tratamento feito sem consentimento, quando houver descumprimento da lei.

Você também pode pedir a revisão de decisões tomadas só com base em tratamento automatizado que afetem os seus interesses (art. 20). No AcolheClin, algumas leituras são automáticas, como a pontuação de interesse do CRM, o resumo e a marcação de sentimento das conversas e a checagem de segurança das mensagens recebidas.

Como exercer:

• Pessoas atendidas pelas clínicas: dirija o pedido à clínica onde foi ou vai ser atendido, porque ela é a controladora dos seus dados. Atuamos como operadores e damos suporte técnico à execução do pedido. Para pedir a exclusão, você também pode escrever direto para nós, pelo caminho da página Exclusão de dados.
• Donos de clínica, leads e visitantes: envie o pedido para flavio@acolheclin.com.br. Respondemos em até 15 dias.

O pedido de eliminação tem página própria, com o passo a passo, o que precisamos para localizar você e o que a lei nos obriga a guardar mesmo depois: Exclusão de dados.

Se não respondermos no prazo, ou se você não concordar com a resposta, você pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), pelo portal gov.br/anpd, e aos órgãos de defesa do consumidor (art. 18, §§1º e 8º).

11. Cookies#

Usamos cookies e tecnologias semelhantes no site. Os detalhes (categorias, finalidades e como gerenciar) estão na nossa Política de Cookies.

12. Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO)#

O Encarregado responsável pela proteção de dados do AcolheClin é Flávio Barbosa Coelho. Contato: flavio@acolheclin.com.br.

13. Alterações nesta política#

Podemos atualizar esta política periodicamente. A versão vigente estará sempre disponível nesta página, com a data de última atualização no topo. Alterações relevantes serão comunicadas por e-mail ou pelo painel da clínica com antecedência mínima de 15 dias.

14. Contato#

Dúvidas sobre esta política ou sobre o tratamento de dados: flavio@acolheclin.com.br (privacidade) ou suporte@acolheclin.com.br (suporte geral).