Atendimento com IA para clínicas odontológicas
Dor de dente não espera a recepção abrir. O agente responde plano, encaixa a urgência e chama o paciente de volta para o retorno e para a manutenção do aparelho, no WhatsApp e no Instagram.
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O que é
A AcolheClin põe um agente de IA no WhatsApp, no Instagram, no Facebook e no site do consultório odontológico. Ele responde a partir do que a clínica cadastrou: quais convênios odontológicos são aceitos e o que cada um cobre, o que está incluso em cada procedimento, quanto tempo leva a consulta, se sobra horário para uma urgência de dor. Marca na agenda que o consultório já usa e, depois da consulta, continua puxando o paciente de volta, para o retorno semestral, para a manutenção mensal do aparelho, para a etapa seguinte de um tratamento que ficou pela metade. Quem escreve às onze da noite recebe resposta na hora, no tom de voz da equipe. Funciona como complemento da recepção, não como substituição.
Por que clínicas odontológicas usam a AcolheClin
- Dor de dente aparece à noite e no fim de semana, e é quando o paciente escreve para o primeiro consultório que responder.
- Cadeira parada custa caro: a falta das 14h não se recupera, porque aquela hora do dentista não volta mais.
- Orçamento aprovado no balcão que nunca vira horário marcado, porque ninguém teve tempo de ligar depois.
- Manutenção de aparelho e retorno semestral que dependem de o paciente lembrar sozinho de voltar.
- A recepção repete o dia inteiro as mesmas três perguntas: atende tal convênio, quanto custa o clareamento, precisa de documentação.
- Tratamento longo que trava no meio, quando o paciente some entre uma etapa e a próxima.
A cadeira parada é o custo que não entra na planilha
Em odontologia o faturamento é medido por hora de cadeira ocupada. Quando um paciente falta às 14h, aquele horário não volta: ninguém vende duas vezes o mesmo intervalo, e é raro aparecer alguém disposto a assumir a vaga com duas horas de antecedência. O prejuízo não aparece em lugar nenhum do sistema, porque uma consulta que não aconteceu não vira linha de relatório.
O agente confirma na véspera pelo WhatsApp do próprio consultório, entende o "não vou conseguir" e já oferece outro horário na mesma conversa. Quando alguém desmarca, o buraco fica visível cedo o bastante para a recepção oferecer o encaixe a quem estava esperando. Não é mágica, e depende de a agenda estar em dia. Mas troca um telefonema que ninguém teve tempo de dar por uma mensagem que sai sozinha.
Tratamento odontológico raramente acaba numa consulta só
Ortodontia pede manutenção quase todo mês. Profilaxia costuma marcar retorno em seis meses. Canal, prótese e implante andam em etapas separadas por semanas, às vezes por meses. Entre uma etapa e a outra existe um intervalo em que o paciente não tem nenhum motivo para lembrar do consultório, e é aí que ele desaparece da agenda.
O prazo mora no cadastro de cada procedimento: a limpeza com retorno a cada seis meses, a manutenção do aparelho a cada mês, as duas marcadas para repetir. Quando a consulta acontece, o lembrete nasce sozinho, na data da consulta mais o prazo, e sai pelo número da própria clínica dizendo qual é o retorno. O paciente responde ali mesmo e o agente marca o horário. Já marcou por conta própria? O lembrete espera. Voltou antes da data? A conta recomeça da consulta nova, sem lembrete em dobro.
O que resolve
- Atendimento no WhatsApp com IA
- Agendamento automático de horários
- Acompanhamento e retorno periódico de clientes
- Lembretes de atendimento para reduzir faltas
Perguntas frequentes
Ele responde pela base que você preenche: os convênios que o consultório atende, o que cada plano cobre, o que fica como particular e os valores que você quiser expor. Perguntaram por um convênio que não está na sua lista? Ele diz que ali não atende e oferece o particular, em vez de chutar para agradar.
Ele oferece os horários que estiverem livres na sua agenda naquele momento, incluindo os que você reserva para encaixe. O que ele não faz é medir a gravidade da dor: isso é decisão clínica, e a conversa vai para a sua equipe quando o caso pede alguém.
Você escolhe o retorno uma vez, no cadastro do procedimento (1 mês, com a opção Repete), e a repetição acontece sozinha. Cada manutenção feita faz nascer o aviso da seguinte, trinta dias depois; se o paciente já deixou a próxima marcada, o aviso espera. Vale igual para o retorno de profilaxia, para a troca de contenção e para qualquer cuidado de cadência fixa.
Não. Sai da mão dela a repetição: a pergunta de plano pela décima vez no dia, a confirmação de véspera, o lembrete de retorno. Fica com ela o que nenhum software faz, que é receber quem chegou, resolver o caso torto e acalmar o paciente com medo da cadeira.
O agente não dá diagnóstico, não indica tratamento e não opina sobre caso. Ele explica o que o consultório oferece, marca a avaliação e chama a equipe quando a pergunta sai do que está cadastrado. Você lê a conversa inteira no painel e assume quando quiser.
Fale com o agente como se fosse seu paciente.
Veja, no tom da sua clínica, como ele responde e agenda (dados fictícios de uma clínica no seu perfil), sem compromisso.
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Respondo pessoalmente. Sem time de vendas.
A AcolheClin põe um agente de IA no WhatsApp, no Instagram, no Facebook e no site de clínicas odontológicas. Ele responde pelo que a equipe cadastrou, de convênio aceito a preparo de exame e valor do particular, marca na agenda que a clínica já usa, seja o Google Agenda ou o Feegow (Clinicorp, Trinks e Ninsaúde estão em homologação), e chama o paciente de volta quando chega a data do retorno. Aprende como a sua recepção fala e trabalha junto com ela, nunca no lugar dela. Em clínicas odontológicas, a configuração é feita por conversa, sem formulário e sem treinamento.