Atendimento com IA para clínicas médicas
A pergunta que mais chega numa clínica médica é se você atende o convênio da pessoa. A segunda é se precisa de jejum. O agente responde as duas pela sua base, marca a consulta e confirma a presença na véspera, no WhatsApp e no Instagram.
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O que é
Numa clínica médica, a AcolheClin é um agente de IA que atende pelo WhatsApp, pelo Instagram, pelo Facebook e pelo site, inclusive de madrugada e no domingo. Ele responde pela base que a clínica preencheu: quais convênios cada médico atende, o que exige guia e o que é liberado na hora, o valor da consulta particular, o preparo de cada exame, em quantos dias o retorno ainda entra sem pagar de novo. Faz o agendamento na agenda que a secretaria já usa, respeita a duração diferente de primeira consulta e de retorno, confirma a presença na véspera e oferece a remarcação para quem avisa que não vem. O que envolve julgamento clínico vai para a equipe com a conversa inteira do lado. Ele é apoio da recepção, não o lugar dela.
Por que clínicas médicas usam a AcolheClin
- A primeira pergunta de quase todo paciente novo é se a clínica atende o convênio dele, e ela costuma chegar às onze da noite.
- Cada médico tem uma lista de convênios diferente, e quem marca precisa lembrar de todas na hora de oferecer o horário.
- Preparo de exame explicado uma vez no balcão, três semanas antes: o paciente vem sem jejum e o horário se perde.
- Falta em consulta de especialista deixa vago um horário caro, enquanto a fila daquela especialidade continua andando devagar.
- Paciente que chegou por encaminhamento não sabe se precisa de guia, de pedido médico ou só da carteirinha.
- O retorno tem prazo, e quem passa do prazo sem marcar acaba pagando de novo ou abandonando o acompanhamento.
O convênio é a primeira pergunta, e ela nunca é uma pergunta só
Quem procura uma clínica médica quase nunca começa perguntando o preço. Começa perguntando se você atende o convênio dele. Atrás dessa frase curta existem quatro perguntas: se a clínica atende aquele plano, se aquele médico específico atende, se a categoria do plano cobre a consulta, e se precisa de autorização antes. A recepção sabe responder as quatro. O problema é o horário em que a pergunta chega, que é de noite, no sábado, ou no meio da tarde com o telefone tocando e gente esperando no balcão.
O agente responde pela lista que a clínica cadastrou, médico por médico, e diz com todas as letras quando o plano não está lá, em vez de inventar um sim para agradar. Aí ele oferece o particular e informa o valor que você autorizou mostrar. Quando a resposta depende de autorização do plano, ele explica o caminho e entrega a conversa para a equipe, sem prometer o que não pode confirmar.
Preparo de exame errado é a falta que ninguém contabiliza
Jejum de oito horas, suspender o anticoagulante, chegar com a bexiga cheia, trazer o exame anterior para comparação. Cada pedido tem o seu preparo, e a orientação sai uma vez só, no balcão, no dia em que o paciente marcou, às vezes três semanas antes. Ele esquece. Vem, não pode fazer, e a clínica gastou o horário sem faturar nada e ainda precisa remarcar.
Você cadastra o preparo de cada exame uma vez. O agente responde quando o paciente pergunta na véspera, que é quando ele lembra de perguntar, e repete a orientação junto com a confirmação de presença. Não é o médico falando pelo WhatsApp: é a instrução que a sua própria clínica escreveu, entregue na hora em que ela ainda serve para alguma coisa.
O prazo do retorno corre em silêncio
Quase toda clínica dá um período de retorno sem cobrar consulta nova. O paciente sai do consultório com a orientação de voltar em trinta dias, guarda o papel na carteira e lembra no quadragésimo quinto. Descobre que perdeu a janela, e a conversa que era para ser sobre o resultado do exame vira uma discussão sobre cobrança, logo na hora em que ele mais precisava voltar.
O prazo mora no cadastro de cada procedimento. Se o retorno sem custo vale por trinta dias, um retorno de uma vez só, vinte dias depois, faz o lembrete sair antes de a janela fechar. Quando a consulta acontece, ele nasce sozinho e é enviado no dia pelo WhatsApp da clínica. O paciente responde ali mesmo e o agente deixa o retorno agendado; se ele já tinha marcado, o lembrete espera. E a recepção vê, na ficha de cada paciente, a última vez e o próximo lembrete de cada retorno, sem abrir prontuário por prontuário.
O que resolve
- Agendamento automático de horários
- Responde dúvidas com a base do seu negócio
- Lembretes de atendimento para reduzir faltas
- Acompanhamento e retorno periódico de clientes
Perguntas frequentes
Sabe, se você cadastrar assim. A lista de convênios é por profissional, não uma lista única da clínica. Quando o paciente diz qual é o plano dele, o agente oferece a agenda de quem atende aquele convênio e deixa de fora a de quem não atende, que é o engano que gera desmarque no dia da consulta.
Ele repassa o que a clínica cadastrou sobre cada convênio: se pede guia, se depende de autorização prévia, quais documentos levar. O que ele não faz é entrar no sistema do plano para checar se a sua autorização específica saiu. Nesse ponto a conversa vai para a equipe, e você responde com o dado na mão.
Ele responde o preparo que você escreveu, exame por exame, e repete a orientação na confirmação de véspera. Mudou uma instrução? Você atualiza no painel e a resposta muda na mesma hora, sem depender de avisar a equipe inteira uma por uma.
Acontece o tempo todo. O agente não avalia sintoma, não dá diagnóstico, não indica exame e não classifica urgência. Ele registra o que a pessoa escreveu, marca a consulta e chama a sua equipe quando o caso pede alguém. A conversa fica inteira no painel para o profissional ler antes de atender.
A agenda que vale é a que a clínica já usa. O agente lê a disponibilidade de cada profissional, respeita duração diferente para primeira consulta e para retorno, e não oferece horário que não existe. Bloqueou a tarde de quinta por causa de um congresso? Aquele intervalo some das ofertas na mesma hora.
Fale com o agente como se fosse seu paciente.
Veja, no tom da sua clínica, como ele responde e agenda (dados fictícios de uma clínica no seu perfil), sem compromisso.
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A AcolheClin põe um agente de IA no WhatsApp, no Instagram, no Facebook e no site de clínicas médicas. Ele responde pelo que a equipe cadastrou, de convênio aceito a preparo de exame e valor do particular, marca na agenda que a clínica já usa, seja o Google Agenda ou o Feegow (Clinicorp, Trinks e Ninsaúde estão em homologação), e chama o paciente de volta quando chega a data do retorno. Aprende como a sua recepção fala e trabalha junto com ela, nunca no lugar dela. Em clínicas médicas, a configuração é feita por conversa, sem formulário e sem treinamento.