Agenda
Realocação por ausência: o que fazer com os agendamentos de quem faltou
Um profissional avisa que não vem e a agenda dele está cheia. Registre a ausência e veja, agendamento por agendamento, o que dá para passar para outro profissional e o que precisa remarcar.
Agenda
- Veja de uma vez quais agendamentos cabem em outro profissional e quais precisam de novo horário.
- Cada "Precisa remarcar" vem com o motivo escrito, sem adivinhar.
- A troca é no mesmo horário e só acontece depois que a recepção confirma que a pessoa aceitou.
O que é
A realocação por ausência é uma função do painel do AcolheClin que ajuda a recepção quando um profissional vai faltar. Ao registrar a ausência, o painel lista os agendamentos ativos dele que caem no período. A recepção escolhe outro profissional em "Passar para" e, para cada agendamento, o painel diz "Pode passar" (o outro profissional está livre no mesmo horário, dentro do expediente, sem ausência e faz aquele serviço) ou "Precisa remarcar", com o motivo escrito em frase. A troca é no mesmo horário e só acontece quando a recepção confirma que a pessoa aceitou.
Como funciona
- 1
Registre a ausência
Em O que o agente sabe, na aba Profissionais, a parte Ausências recebe o período em que o profissional não atende. Logo depois, o painel mostra quantos agendamentos ativos dele caem nesse período, por exemplo "1 agendamento ativo cai nesse período".
- 2
Escolha para quem passar
Em "Passar para", você escolhe outro profissional. Para cada agendamento, o painel responde "Pode passar" ou "Precisa remarcar". Quando precisa remarcar, o motivo vem em frase: já tem outro horário marcado, também está ausente, está fora do expediente, não faz este serviço, não está ligado ao sistema de gestão ou a agenda não permite.
- 3
Confirme com a pessoa e transfira
O botão Transferir só vale depois de a recepção confirmar que a pessoa aceitou a troca. O agendamento muda de profissional no mesmo horário, a troca é gravada na agenda (no Feegow ou no Google Agenda, nas duas vias) e fica na trilha de auditoria, com quem fez e como era antes e depois.
- 4
Sem o clique, nada muda
O AcolheClin não manda mensagem à pessoa nesta versão: quem avisa é a recepção. Se a pessoa não responde, o agendamento continua como estava.
Benefícios
- Veja de uma vez quais agendamentos cabem em outro profissional e quais precisam de novo horário.
- Cada "Precisa remarcar" vem com o motivo escrito, sem adivinhar.
- A troca é no mesmo horário e só acontece depois que a recepção confirma que a pessoa aceitou.
- Fica na trilha de auditoria quem fez a troca, com o antes e o depois.
- A agenda do Feegow ou do Google Agenda acompanha a troca, nas duas vias.
Para quem é
Recepção e gestão, de qualquer ramo atendido pelo AcolheClin, que precisam reorganizar a agenda quando um profissional falta, tira férias ou se afasta.
Perguntas frequentes
Não, nesta versão. Quem avisa é a recepção, que confirma com a pessoa antes de transferir. Se a pessoa não responde, nada muda no agendamento.
Não. A troca é de profissional, no mesmo horário. Quando o outro profissional não pode naquele horário, o painel mostra "Precisa remarcar" e o motivo.
Vale para quem usa o Feegow ou o Google Agenda. Os outros sistemas de gestão ainda estão em homologação e não permitem transferir por aqui. Agendamento que nasceu em outra agenda também não pode ser transferido por aqui.
A transferência volta o status do agendamento para "agendado" e o lembrete passa a sair com o nome do novo profissional (se já tinha saído, sai de novo).
Ainda não. Também não existe reserva do horário com prazo, nem uma contagem dessa função em "O que o AcolheClin fez por você". Hoje a decisão e o aviso são da recepção.
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O AcolheClin é um agente de IA que atende os seus clientes pelo WhatsApp e pelo Instagram 24 horas por dia, no seu tom de voz, e agenda os horários direto na agenda que você já usa, seja o Google Agenda ou o Feegow (Clinicorp, Trinks e Ninsaúde estão em homologação). Serve clínicas, consultórios, estética, salões, barbearias, estúdios de pilates e clínicas veterinárias, sempre que o atendimento é com hora marcada. Também lembra os seus clientes de retornos e cuidados recorrentes e entrega uma leitura mensal dos atendimentos. A configuração é feita por conversa (sem formulário e sem curva de aprendizado) e funciona como complemento da recepção, não como substituição.