Acompanhamento depois do atendimento: a mensagem de "como foi?"

O que é

O acompanhamento é uma mensagem automática de pós-atendimento: o AcolheClin pergunta à pessoa como foi, com um texto que você edita. Ele só sai para agendamento marcado como realizado: quem cuida da agenda clica em "Compareceu" (na tela Hoje) ou em "Marcar como realizada" (no menu da Agenda), e sem a marcação nada é enviado. Vale para quem tem WhatsApp no cadastro e não depende de plano. Não é o retorno periódico: o acompanhamento pergunta como foi um atendimento que acabou de acontecer, e o retorno periódico lembra a pessoa de voltar no intervalo de cada serviço.

Para quem é. Negócios que querem saber como foi o atendimento e deixar a porta aberta para a pessoa responder, sem que a recepção escreva uma a uma, mas só depois de a própria equipe confirmar que o atendimento aconteceu.

1. 01

   A equipe marca o agendamento como realizado

   Na tela Hoje, o cartão de agendamentos sem desfecho traz o botão "Compareceu"; na Agenda, o menu do agendamento traz "Marcar como realizada". O AcolheClin não marca presença sozinho: sem essa marcação, o agendamento não entra no acompanhamento.

2. 02

   A mensagem fica pronta de 24 a 28 horas depois do fim

   O prazo conta do fim do agendamento, e não da hora em que alguém clicou. Em Configurações você escolhe 24, 48 ou 72 horas, e a janela de envio tem 4 horas de largura (de 24 a 28 horas, no prazo de 24). A varredura roda de 2 em 2 horas. Se a marcação como realizado vier depois dessa janela, o agendamento não gera mensagem.

3. 03

   O texto e a chave são do negócio

   Em Configurações, na parte Mensagens automáticas, a opção "Follow-up" tem uma chave para ligar e desligar, o campo Mensagem, com prévia e com campos para o nome da pessoa, do profissional e do negócio, e "Quando enviar", com o prazo. Em branco, vale o texto padrão do seu ramo. Só o dono e o gestor abrem Configurações. Com a chave desligada nada é produzido, e religar depois não manda o acompanhamento de um atendimento que já passou da janela.

4. 04

   Quem recebe, e por onde

   Só quem tem número de WhatsApp no cadastro: contatos do Instagram, do Facebook ou do chat do site não recebem. Se a mesma pessoa teve mais de um atendimento realizado no mesmo dia com o mesmo profissional, recebe uma mensagem só. Dentro da janela de 24 horas do WhatsApp, a mensagem sai como texto. Fora dela, que é o caso típico, a Meta só aceita mensagem iniciada pelo negócio por um modelo aprovado: o acompanhamento usa o modelo quando o negócio está na API oficial, o modelo está aprovado e o envio por modelo está ativo; em qualquer outro caso sai como texto, e a Meta pode descartá-lo sem mostrar erro. Por isso não dá para prometer que chega sempre.